Todos aquellos que desean alcanzar una buena gestión del tiempo tienen a su disposición diferentes técnicas o prácticas para desarrollarla. Está en cada uno la virtud de hallar la más adecuada a nuestros intereses, objetivos o preferencias. Lee esta nota y te contaré más sobre la encapsulación para la administración del tiempo.
La gestión del tiempo y la técnica de la encapsulación
Esta estrategia llamada de la encapsulación es muy usada por todas las personas que tienen a distraerse ante cualquier acontecimiento, ya sea el ordenador, el móvil, la charla con los colegas, tomar café, pensar en las vacaciones, armar la lista del mercado en la mente, etc.
Encapsular es meter algo dentro de una cápsula, un recipiente cerrado, hermético. Eso es lo que debes hacer con tu tiempo para poder terminar una tarea de manera correcta, eficaz, rápida y sin distracciones que interrumpan.
Si tienes tendencia a tomar todo como una distracción, esta técnica es infalible. La encapsulación puede utilizarse también cuando se debe comenzar a realizar un trabajo completo y te cuesta definir qué aspecto abarcar primero, cómo fraccionar, a quién delegar, dónde conseguir información, etc.
Esta técnica sin dudas te será muy útil en los momentos críticos en tu trabajo, si tienes que presentar un informe que tu jefe te solicitó hace días, si debes preparar un exámen en la universidad o si tienes visitar el fin de semana y tu casa es un desastre. No importa cuál sea el objetivo.
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Lo primero que debes hacer es, como dije antes, imaginar una cápsula donde introducir el tiempo. Más concretamente, asignar un segmento de tiempo concreto y limitado para finalizar cierta tarea. Por ejemplo, de 10 a 11 de la mañana. La asignación de este tiempo debe ser realista, es decir, a sabiendas de lo que te demorará finalizar la tarea. Dependerá del sentido común y lo que tu consideres, de manera objetiva, cuánto te demorará.
Una vez que lo definas, este tiempo no podrá ser extendido. La clave está en terminar tu tarea en el plazo fijado, sin excepciones ni excusas. Si utilizas menos de ese tiempo, enhorabuena. Sin embargo, deberás tenerlo en cuenta para la próxima asignación.
Si sabes que puedes terminar el informe en media hora, no te otorgues sesenta minutos, sino veinticinco, para presionarte un poco. Esta técnica de la encapsulación te ayudará a tener una mejor gestión del tiempo ya que no tienes más opción que cumplir con la tarea en el plazo fijado de antemano. Tienes que concentrarte y estar enfocado al máximo para finalizar.
Ninguna distracción, interna o externa, puede molestarte durante tu encapsulación, ya que te encuentras abstraído de todo contacto con las interrupciones. Comienza a poner en práctica esta excelente estrategia en las tareas que sueles postergar, que te cuestan más, las que no te agraden tanto o las que preferirías no hacer. La encapsulación te ayudará a alcanzar una óptima gestión del tiempo.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo 2.0″
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