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¿Cómo manejar las interrupciones?

marzo 31, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Administración del Tiempo

Juan tiene tantas cosas que hacer, que siente la presión del tiempo estrujando su cerebro. No le alcanzan los minutos para cumplir con todas sus obligaciones, y además sabe que durante el día, tendrá una gran cantidad de distracciones que enfrentar. ¿Cómo hará para superar exitosamente esta prueba?

Quizá la historia de Juan te resulte conocida. Tal vez, tú también has pasado por esa situación una o varias veces. aprender a manejar el tiempo no es difícil, pero sí es un gran desafío personal que implica cambiar hábitos, encontrar motivaciones reales y concretas y dedicar mucha disciplina.

Lo importante en este caso es decidirte a hacer algo para optimizar tu productividad y administrar mejor tu tiempo. Para ello, tienes que aplicar estos 3 simples pasos:

1. Define claramente qué es lo que quieres lograr o completar.

2. Planifica y organiza el camino para alcanzar esa meta.

3. Aprende a sortear los obstáculos (distracciones) que te alejan de la ruta trazada.

El primer punto puede parecer simple, pero muchas personas no saben definir claramente un objetivo, y por eso se hace más difícil alcanzarlo. Un objetivo tiene que ser una meta concreta, que se pueda “medir” de alguna forma si se cumplió o no y en qué porcentaje. Por ejemplo, un objetivo pobremente planteado sería “Aumentar las ventas”. Este mismo objetivo, bien definido, sería “Aumentar las ventas un 20% en 3 meses”. Como podrás ver, aquí estamos poniendo un plazo (3 meses) y un valor a alcanzar (aumento del 20%). De esta forma, será posible saber si se alcanzó esta meta en el plazo y en la cantidad propuesta.

En cuanto a la planificación, hoy en día existen muchas herramientas que te permiten administrar el tiempo y los recursos disponibles para trazar un plan de acción y verificar que se cumpla. Tienes una variedad que va desde algo tan simple como una lista de tareas escrita con lápiz en un papel, hasta aplicaciones más complejas como Microsoft Project, pasando por Google Calendar. Lo importante aquí es poder determinar con precisión el camino a seguir, dividiendo las tareas complicadas en actividades simples que puedas ir realizando poco a poco hasta completar tu objetivo.

Pero, muchas veces el mayor problema está en superar las interrupciones y distracciones que se interponen en nuestro plan de acción tan prolijamente armado en el paso anterior. Esto se vuelve aún más difícil cuando no tienes una oficina cerrada donde concentrarte tranquilamente y dedicarte a tus tareas, lejos de ruidos y discusiones inoportunas.

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A continuación, haré una lista con los enemigos que enfrentarás más frecuentemente, y cómo puedes vencerlos:

• El teléfono: Suena cuando menos lo esperas, interrumpe el fluir de tus ideas, te saca de contexto, te distrae unos minutos hablando… Y después lleva más tiempo retomar la idea y continuar con lo que estabas haciendo. Esto puede volverse realmente odioso. ¿La solución? ¡Apágalo o desconéctalo por completo! Instala un contestador automático, y revisa tus mensajes a una hora determinada, después de terminar tus obligaciones.

• Interrupciones varias: Tu esposa, tus hijos, amigos que te visitan… ninguno parece tomar seriamente tu trabajo ni respetar tu oficina en casa. Es altamente recomendable que tengas una habitación o un sector bien diferenciado para desarrollar tu actividad. Una solución difícil, pero posible (da resultado, créeme) es madrugar. Si te acostumbras a levantarte dos o tres horas antes de que comience la actividad en tu hogar, te asombrarás al descubrir todo lo que puedes hacer mientras los demás duermen. Para cuando ellos estén desayunando, tú ya habrás terminado al menos last areas más importantes, te sentirás más relajado y no te afectarán tanto sus conversaciones o los ruidos típicos de la casa. También tienes que optimizar tu rendimiento para realizar la mayor cantidad de tareas mientras tus hijos están en la escuela o cumpliendo con sus respectivas responsabilidades.
  Es muy recomendable que si vas a iniciar un negocio desde casa, hables previamente con todos los que viven contigo y les expliques la situación. Ellos te entenderán, especialmente cuando vean los resultados de tu trabajo. Todo llevará un tiempo de adaptación, pero si te pones firmes, es probable alcanzar un acuerdo y lograr que respeten tus tiempos y tus horarios de “no molestar”.

• El correo electrónico: Cuando de distracciones se trata, el email es la versión electrónica del teléfono. No te dejes seducir por tu bandeja de entrada: define días y horarios precisos y limitados para leer tus mails y contestar solamente los estrictamente necesarios. Usa los filtros o las etiquetas, para que todo lo que no es importante, se vaya directamente a la papelera. No pierdas tiempo leyendo cadenas ni mirando presentaciones en PowerPoint; tampoco te distraigas comentando las últimas noticias. Concéntrate en tu negocio, y usa tu computadora como herramienta de trabajo, al menos durante tu horario laboral.

¿Tú ya identificaste a los enemigos de tu tiempo? ¿Qué tal si me los cuentas en los comentarios, para que te ayude a vencerlos personalmente?

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”

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