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3 pasos básicos para aumentar la productividad

diciembre 31, 2010 Tags: administracion del tiempo, manejo del tiempo
Categoría Administración del Tiempo

Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o actitud:

“Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.

Esta estrategia de Napoléon, es de gran ayuda para dominar tu tiempo. Si aplicas estos 3 pasos básicos que voy a enseñarte, lograrás:

• Reaccionar inmediatamente y de forma consciente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso de tu tiempo.
• Identificar con precisión tus hábitos y actitudes particulares que te hacen desperdiciar el tiempo.
• Elaborar listas “inteligentes” con prioridades de acción.

El tiempo es uno de los recursos más valiosos, pero se trata de un bien que no se puede ahorrar. El tiempo pasa de forma continua y es imposible de recuperar si se malgasta.

Las 3 acciones clave de la administración del tiempo son planificar, priorizar y agendar las tareas. Estos son los principales requisitos si realmente deseas administrar tu tiempo con eficacia y realizar tu trabajo de forma eficiente. A continuación, voy a explicarte detalladamente cada una de ellas.

1. Planifica las tareas

Una lista de tareas es un lista ordenada donde debes escribir todas las tareas que debes realizar. Esto nos permite agrupar todas las actividades similares, o las que debemos hacer en un mismo lugar y organizar el mejor momento para llevarlas a cabo con el mínimo gasto de recursos.

Es importante que asignes prioridades a estas actividades, en orden de importancia según tus objetivos a corto, mediano y largo plazo. Así, administrarás tu tiempo para realizar primero aquellas tareas primordiales y después el resto de actividades secundarias.

Las listas de tareas son esenciales cuando necesitas realizar un gran volumen de tareas diferentes. Si sientes que siempre fallas por haber olvidado hacer algo, entonces es hora de que empieces a utilizar una lista de tareas para mejorar tu productividad.

A pesar de que las listas de tareas suelen parecer muy simples, en realidad son muy poderosas y extremadamente útiles. No solo son un método que te permite organizarte, también te hace reducir notablemente el nivel de estrés, pues por lo general sentimos que los problemas nos agobian y cuando tienes un gran número de exigencias al mismo tiempo podrías sentirte fuera de control y sobrecargado de trabajo.

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2. Prioriza Las Tareas

En la labor de planificar no basta con tener varias listas, es importante que asignes a cada tarea un nivel de prioridad que te indicará el orden en el que debes realizarlas.

Al priorizar una tarea, debes asignarle un valor numérico, un color, una letra u otra marca que te permita visualizar claramente en qué orden realizar cada actividad y aumentar así tu productividad.
Para priorizar las tareas, tienes que evaluar los siguientes aspectos:

• La importancia o la o rentabilidad del proyecto.
• Los objetivos a corto plazo.
• La complejidad o dependencia de otras tareas.
• El esfuerzo requerido para realizarla.
• La complejidad.
• La importancia.
• Las fechas límite.

3. Agenda las tareas

Al priorizar las tareas y agendarlas para su ejecución, es importante tratar de seguir al pie de la letra el plan previsto y afrontar los problemas de acuerdo a su prioridad. De esta forma, al final del día tendrás la satisfacción de ver cómo disminuye tu lista de tareas por hacer.

El siguiente paso es establecer las fechas de las actividades críticas. Esas tareas deben ser realizadas de acuerdo al plan, ya que un atraso en alguna de ellas podría significar el fracaso de tu proyecto o la pérdida de un cliente.  Para aquellas actividades no críticas, no es imprescindible definir una fecha, pero igualmente debes mantener un control básico de su progreso.

Debes actualizar tu lista a medida que vas completando las tareas, y también cuando debes incluir nuevas actividades o eliminar otras por alguna razón especial. Es fundamental que analices su prioridad y las clasifiques para determinar si son críticas o no, y así definir las fechas de realización para lograr un mejor manejo del tiempo.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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