Administración del tiempo: uso óptimo del correo electrónico

abril 7, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Administración del Tiempo

El uso del correo electrónico tiene una enorme repercusión en la administración del tiempo. De forma inadvertida, muchas veces esta herramienta tan necesaria para tu negocio, se convierte en un gran enemigo de tu productividad.

En realidad, el enemigo de una administración del tiempo eficiente no es el correo eletrónico en sí mismo, sino la forma en que lo usas. Generalmente, el correo electrónico no se usa para resolver cuestiones urgentes, de modo que no es necesario revisarlo con demasiada frecuencia. ¿Alguna vez hubieras imaginado ir cada 10 o 15 minutos a revisar tu buzón de correspondencia para ver si el cartero había dejado algo para ti? Con el correo electrónico tienes que aprender a adoptar una política de revisión que sea saludable para ti y para tu negocio.

Cómo evitar que el correo electrónico se convierta en un enemigo de tu administración del tiempo

• Planifica anticipadamente qué días y a qué hora revisarás tu correo electrónico: Está comprobado que revisar continuamente tu bandeja de entrada te hace perder unos 30 a 60 minutos por día. Dependiendo de tu tipo de trabajo, es probable que sea suficiente revisar tus ensajes de una a tres veces por día, como máximo. En lo posible, evita que leer tu correo sea la primera actividad del día. Siempre selecciona las tareas más importantes para comenzar a trabajar, y deja el correo electrónico para después.

• Determina la frecuencia ideal para ti: Según sea el tipo de tu negocio, aprende a encontrar la frecuencia realmente necesaria para revisar tu correo electrónico. Si no tienes trabajos en curso que requieran un contacto frecuente con otras personas a través de este medio, entonces no controles tus mensajes demasiado seguido. Recuerda que cada vez que lees tus mensajes, estás afectando tu productividad y la administración del tiempo.

• Sé coherente con las decisiones que tomas: Si ya has determinado que revisarás el correo dos veces al día, una vez antes del almuerzo y otra vez antes de terminar el día laboral, entonces mantente firme en ello. Comprométete contigo a no abrir tu bandeja de entrada hasta que sea la hora especificada.

La adicción al correo electrónico atenta contra una buena administración del tiempo

Quizá nunca hayas pensado en el correo electrónico como una adicción, sin embargo las personas que dependen “patológicamente” de su bandeja de entrada son más de lo que crees. Si tú eres una de esas personas, y realmente deseas mejorar tu administración del tiempo, tendrás que buscar la forma de romper ese hábito.

• Haz que sea más difícil acceder a tus mensajes: Si usas un programa especial para leer tu correo electrónico, podrías eliminar el acceso directo de tu escritorio y de tu barra de acceso rápido, para verte obligado a buscarlo en tu menú de inicio. Si fuera posible, también es recomendable instalar el programa de correo electrónico en una computadora diferente a la que usas,  que tienes que encender cada vez que quieras leer tus mensajes.

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• Usa tu correo electrónico solo para comunicaciones no urgentes: Para resolver temas urgentes o críticos, existe herramientas más adecuadas como MSN, Skype o el teléfono tradicional. Define un plan de comunicación con reglas claras para todos tus contactos de negocios, explicando claramente que nunca usarás el correo electrónico para resolver una emergencia, y que esperas lo mismo del resto de tu equipo. De esta forma, todos tendrán en claro que ante una urgencia, no debe usar el correo electrónico, sino otros medios más idóneos.
  Programa una respuesta automática para los mensajes que recibes, explicando que el mensaje ha llegado correctamente a tu bandeja de entrada, pero que lo leerás a determinada hora. Si esto es un inconveniente, deja en claro que deberán contatarte por otros medios.

• Desactiva la opción de descarga de mensajes nuevos cuando inicias tu cliente de correo electrónico: Si necesitas trabajar enviando mensajes y debes abrir tu programa de correo electrónico inevitablemente, entonces configúralo para que no descargue los mensajes nuevos al iniciar, ni cuando envías tus mensajes. De esta forma evitarás distraerte cuando mandas tu correspondencia.

Lleva el registro de tu administración del tiempo

Ya sabes que una de las formas de alcanzar una administración del tiempo eficaz, es llevar un registro de todas tus actividades. No dejes que el correo electrónico sea la excepción:

• En un cuaderno, anota cada vez que abres el correo electrónico. Escribe la hora a la que inicias tu programa de admonistración de mensajes, o la hora a la que abres tu página de Gmail, Yahoo o Hotmail para revisar tus mensajes en línea. Y escribe también a qué hora lo cierras.

• Lleva este control durante una semana. Al finalizar estos 7 días, revisa tus anotaciones y calcula el total de tiempo que has destinado a realizar esta tarea. ¿Es realmente necesario mantener esta actividad?

Créeme: Si aplicas estas recomendaciones con respecto a tu correo electrónico, verás que en poco tiempo tu productividad aumenta y que llevarás una mejor administración del tiempo. Si controlas tu correo electrónico más de 20 veces por semana, estás perdiendo demasiado tiempo. Programa hoy mismo en tu calendario los días y las horas a las que revisarás tus mails, y no dejes que te gane la curiosidad, el hábito erróneo ni la tentación.

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Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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