Cómo administrar productivamente el tiempo
enero 7, 2011 Tags: 
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a de las reglas de oro para mejorar la productividad es que a cada actividad debes asignarle un tiempo y ceñirte a él en la medida de lo posible. De lo contrario, corres el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Sin embargo, también debes ser flexible y creativo, pues no puedes adivinar cómo será el día: si se presentarán imprevistos, si habrá muchas llamadas, si surgirán problemas informáticos, entre otros.
Debes entonces reservar momentos para descansar y momentos para pensar, algo que no siempre hacemos al estar estresados por diario vivir. Pensar es vital para evaluar la actividad realizada, planificar las siguientes tareas, crear, innovar para ser más eficientes.
En este artículo voy a darte algunas claves para que las pongas en práctica. Si las aplicas a diario, lograrás:
- Aprender a controlar y administrar tu tiempo.
- Analizar las causas que te hacen perder tiempo y a evitarlas.
La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores porque este factor aumenta notoriamente la productividad y la competitividad de la organización. Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es rentable, pero alcanzar ese nivel de mayor productividad no es fácil…
El primer paso para lograrlo consiste en reflexionar sobre cuál es tu misión en la empresa y qué objetivos debes cumplir en ella.
El siguiente es analizar las tareas concretas que tendrás que llevar a cabo para lograr esos objetivos, y decidir cuáles de ellas te corresponde ejecutar directamente y cuáles puedes delegar o debes traspasar a otros departamentos pues no son de nuestra competencia, aunque por algún motivo alguien te las ha asignado.
‘Retornar’ trabajos es uno de los puntos más delicados, pero también uno de los más importantes si realmente quieres centrarte en el corazón de tu actividad. Una vez delimitado tu objetivo principal, convendrá que reflexiones sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que debes ejecutar. Si la suma de minutos supera el total de horas de tu jornada, tendrás que estudiar la posibilidad de reducir el tiempo asignado a cada tarea, mediante un nuevo sistema de trabajo.
En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos que sin embargo sigues utilizando pues haz fijado en tu mente un patrón de trabajo muy rígido. Ten en cuenta que casi siempre es posible realizar una misma tarea de otra forma y obtener un buen resultado, o al menos un resultado aceptable.
Pero si realmente el volumen de trabajo te supera y no te es posible realizar todas tus tareas ni con la mejor de las planificaciones, entonces convendrá que te plantees hablar con tus superiores y exponerles la situación.
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En definitiva la clave para optimizar el tiempo de trabajo es tener hábitos saludables de gestión del tiempo, y estos hábitos son:
- Dedica los primeros y los últimos 5 minutos de la jornada a planificar el día y programar el siguiente.
- Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante.
- Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de máximo rendimiento para realizar las tareas más importantes o más complejas.
- Agrupa los asuntos y acciones relacionadas entre sí.
- Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples, si te falta o te sobra tiempo…Si asignas o utilizas más tiempo del establecido para una tarea caerás en la ineficiencia o si asignas menos caerás en la ineficacia.
- Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar, será tu “hora tranquila”.
- Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada.
- Revisa la planificación, está para cumplirse.
No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy: comienza a aplicar hoy mismo estos consejos, y déjame tu comentario comentándome tu experiencia.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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