Cómo manejar el tiempo eficientemente
enero 3, 2011 Tags: 
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Si estás leyendo este artículo, quizá eres una de esas personas que al finalizar el día sienten que no han hecho nada de lo que planeaban, y no comprenden en dónde ha quedado su tiempo. Muchos estudios revelan que las principales causas del fenómeno de la pérdida de tiempo laboral son las siguientes:
1. Navegar por Internet (44,75%)
2. Socializar con los compañeros de trabajo (23.4%)
3. Atender asuntos personales (23.4%)
4. Soñar despierto (3.9%)
5. Hacer trámites y diligencias particulares (3.1%)
6. Realizar llamadas personales (2.3%)
Si asimilas la información que voy a darte en este artículo sobre la administración del tiempo, lograrás:
• Definir y plantear para qué quieres el tiempo.
• Aprender a establecer tus objetivos.
• Localizar cuáles son tus principales vías de pérdidas de tiempo y eliminarlas.
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Los ladrones del tiempo son los diversos imprevistos que te quitan minutos e inclusive horas de trabajo efectivo, e impiden que alcances tus objetivos en los plazos planificados.
Estos ladrones o desperdiciadores de tiempo pueden ser externos e internos. Los ladrones externos son aquellos que escapan de nuestro control, porque son causados o generados por otras personas; mientras que los internos son esas pérdidas de tiempo provocadas por nosotros mismos.
Los principales desperdiciadores de tiempo externos son:
• El gran flujo de papeles.
• El teléfono.
• Los visitantes inesperados.
• Las reuniones que no son imprescindibles para tus objetivos, y que se extienden más de lo previsto.
• La falta de comunicación.
• Las políticas.
• Los procedimientos inadecuados o no estandarizados.
• La falta o el exceso de información.
Los desperdiciadores de tiempo internos son:
• La falta de prioridades.
• La falta de planes.
• La falta de objetivos claros.
• La postergación o procrastinación.
• El intentar hacer varias actividades a la vez.
• La falta de autodisciplina.
• La falta de habilidad necesaria.
• La falta de conocimientos suficientes.
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Para desarrollar un mejor manejo del tiempo debes aprender a detectar y a combatir los ladrones de tu tiempo que he mencionado. Veamos ahora cómo puedes resolver las situaciones más frecuentes:
Visitas inesperadas
Si las hace una persona con la que tienes confianza, puedes aplazar su visita y postergarla para otro momento.
Reuniones
Deben celebrarse siguiendo un plan puntual y ordenado, y hay que ceñirse a él por completo. De esta forma, se evitará que se prolongue la reunión innecesariamente, en especial si algunos de los temas a tratar no son de nuestra incumbencia. En este último caso, también puedes retirarte de la reunión cuando se llegue a estos puntos irrelevantes para tus objetivos.
Papeleo y lectura
Es mejor redactar solamente lo importante y tener preparado un mismo texto para contestar las solicitudes similares. En cuanto a la lectura, debes limitarla a los documentos necesarios y hacerla con rapidez, aplicando técnicas de lectura veloz.
Desorden
No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Si dedicas unos minutos cada día a archivar papeles y organizar tu escritorio, evitarás que se acumule el caos general. Además, no tendrás que perder tiempo buscando un papel o un objeto determinado, pues sabrás exactamente dónde encontrarlo.
Comunicación ineficaz
Si no te comunicas de forma clara con tus pares, es muy probable que las demás personas realicen mal un trabajo determinado y sea necesario repetirlo, lo cual sería una gran pérdida de tiempo. Por esta razón, debes aprender a comunicar tus ideas de forma clara y directa, y también comprobar que la otra persona ha entendido tu mensaje o tu intención. De la misma manera, debes escuchar atentamente a los demás, y preguntar todo lo que sea necesario si algo no te queda claro.
Escasa disciplina personal
Este es uno de los peores ladrones del tiempo y uno de los más difíciles de corregir. Teniendo en cuenta que no hay recetas mágicas, la única forma de cambiar es con voluntad, esfuerzo y compromiso. No vale de nada la intención, si no llevas a cabo tus propósitos.
Muchas veces , nosotros mismos somos nuestro peor enemigo en la administración del tiempo, porque tenemos hábitos muy malos (perder tiempo en Internet, usar el teléfono de forma innecesaria, no planificar reuniones, no saber delegar, gestionar mal el correo electrónico, dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante, entre otros). Precisamente, repetir estos hábitos inconscientemente, acaba por convertirlos en impulsores sin control de nuestra personalidad, y nos hacen perder muchos minutos y horas.
¿La solución? … ¡Está en tus manos!
Si no quieres caer en la insatisfacción, la frustración, la ansiedad y el stress, pon manos a la obra:
• Plantéate para qué quieres el tiempo, qué quieres hacer con tu tiempo.
• Establece tus objetivos y prioridades y elabora un plan de acción que te dirija directamente a tu meta.
• Localiza cuáles son tus principales vías de pérdidas de tiempo, ponte en guardia para combatirlas.
Cuéntame en los comentarios cuál es tu objetivo y quiénes son tus peores enemigos. Te ayudaré personalmente a combatir esos obstáculos que se interponen en tu camino y te impiden administrar eficientemente tu tiempo.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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