Cómo organizar tu correo electrónico para evitar distracciones
febrero 17, 2011 Tags: 
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Trabajar a través de Internet nos obliga a pasar mucho tiempo conectados, y el correo electrónico es una de las herramientas de comunicación fundamentales para nuestro negocio. Sin embargo, en algunos casos también se convierte en un enemigo de nuestro tiempo, especialmente si te vuelves adicto a revisar y leer tus mensajes cada 10 minutos.
El correo electrónico debe ser una herramienta de trabajo que te ayude en tu negocio, y no un desperdicio de tu valioso tiempo. En este artículo te daré siete recomendaciones para que puedas dominar esta herramienta y evitar que interfiera con tu trabajo.
1. Menos es más: Disminuye la cantidad de veces que revisas el correo electrónico. Si tu negocio no requiere un control en tiempo real de los mensajes que recibes, fija un límite de veces diario (o incluso semanal) para revisar la bandeja de entrada.
Por ejemplo, asigna los días lunes, miércoles y viernes a las 16:00 para abrir tu bandeja de entrada. Si esto es demasiado poco, hazlo todos los días a una misma hora, y no dediques más de 30 minutos a esa actividad. Estas son solo sugerencias, la idea es que puedas fijar un horario y una cantidad de veces mínima para revisar tu correo.
2. Asigna prioridades: Quizá tengas incorporado el hábito de revisar tu correo electrónico apenas enciendes el ordenador. ¿Es realmente tan importante para tu negocio que hagas esta tarea antes que el resto de las actividades que tienes pendientes? Si logras aplicar correctamente la recomendación anterior, estarás también eliminando este hábito que roba tu tiempo sin necesidad. El correo electrónico no debe controlar tu agenda, eres tú quien tiene ese poder.
3. Desconéctate: La alarma que avisa cada vez que recibes un mensaje de correo electrónico te distraerá inevitablemente de lo que estés haciendo. Además, te generará la curiosidad de abrir la bandeja de entrada para ver de qué se trata el mensaje. Así que… desactiva esos avisos, incluso puedes cerrar tu programa de administración del correo hasta que llegue la hora de revisarlo.
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4. Contrólate: Para romper definitivamente el hábito de controlar frecuentemente el correo electrónico, tendrás que esforzarte por resistir la tentación de revisar la bandeja de entrada. Esto probablemente sea difícil, en especial las primeras semanas. Haz una marca que te recuerde tu compromiso de cambiar esta conducta, y esfuérzate seriamente por mantener tu promesa. Resiste la ansiedad de revisarlo continuamente, verás que con constancia lograrás romper este hábito nefasto y controlar mejor tu tiempo.
5. Filtra automáticamente los mensajes: Algunos programas de administración del correo electrónico permiten configurar filtros que envían directamente ciertos mensajes a la carpeta que tú le especifiques. Esto es particularmente útil para eliminar automáticamente los mensajes no deseados, o irrelevantes, y te asombrará ver el tiempo que ganas con ello.
6. Actúa inmediatamente: Decide qué vas a hacer con cada mensaje y hazlo en el momento: responde, desvía a otra carpeta o elimina; no dejes mensajes pendientes que queden eternamente en tu bandeja de entrada.
7. Sé breve y conciso: Trata que tus respuestas sean cortas. No te excedas en instrucciones, tienes que ser claro y directo. Evita siempre las ambigüedades, tu mensaje tiene que ser preciso y no dar pie a confusiones y pérdidas de tiempo posteriores.
Estas siete claves te harán recuperar mucho más tiempo del que crees. Haz la prueba: aplica estos consejos a partir de hoy. Programa ya mismo qué días y a qué hora revisarás el correo. Comprométete a cumplir con ese plan, y no dejes que nada te distraiga. Al cabo de una semana, cuéntame los resultados que tuviste en los comentarios. Si no notaste ningún cambio, cuéntamelo también: te ayudaré a encontrar cuál es el ladrón de tu tiempo que no permite que uses el correo electrónico con eficiencia.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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One Response to “Cómo organizar tu correo electrónico para evitar distracciones”
Carlos: Excelente, realmente se me estaba haciendo una adicción el checar mi correo electrónico cada vez que recibía un mensaje, lo peor es que los leía y no los contestaba hasta después, teniendo un gasto de tiempo innecesario… Gracias por la información.
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