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Cómo organizar tus tareas y prioridades

febrero 2, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, Productividad
Categoría Productividad

Todo emprendedor independiente pasa, en algún momento de su vida, por etapas en las que tiene cientos de cosas por hacer… pero muy poco tiempo para completarlas a todas. Si tú estás pasando por una de estas etapas, y sacrificas actividades que realmente te gustan por hacer otras tareas obligatorias, este artículo te servirá.

A medida que se acumulan tareas sin terminar, pronto te sientes agobiado por el peso de las actividades inconclusas. Esta presión favorecerá que te distraigas, y cada vez te alejes más de tus objetivos.

Si quieres romper este círculo vicioso que se forma con la acumulación de tareas prioritarias sin terminar, aplica estos consejos:

1. Lista de tareas: Toma una libreta y anota todas las tareas que tienes que hacer. Escribe todas las que pasen por tu mente, en el orden en el que aparezcan. Esto te dará una idea más exacta y tangible de las cosas que están perturbando y agobiando tu mente. Escribirlas será el primer paso para sentir un poco de alivio.

2. Áreas principales: Con la lista de tareas en la mano, arma categorías con las distintas áreas de tu vida. Estas categorías tienen que ser generales, pero lo suficientemente acotadas para contener las tareas listadas y las que van a venir en el futuro. Por ejemplo, algunas áreas importantes pueden ser: “Trabajo”, “Bienestar personal”, “Tareas del hogar”, “Proyectos personales”, etcétera.

3.  Completar cada categoría: Toma una hoja de papel nueva para cada una de las áreas que identificaste en el punto anterior. En cada hoja, pondrás de título el área correspondiente. Divide la página por la mitad, y en la parte superior escribe “Tareas generales”. En esta sección, vas a escribir todas las actividades posibles que pueden entrar en esta categoría. En la mitad inferior de la página, escribe “Lista de tareas pendientes”. En esa sección vas a escribir todas las tareas que actualmente tienes pendientes por hacer, relacionadas con esta categoría.

Repite este procedimiento para cada área de vida.

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4. Asigna tiempo para cada categoría: Analiza tus hábitos y tu rutina diaria, y calcula cuántas horas tienes cada día para dedicarlas a todas las áreas. Multiplica esas horas por 7, y tendrás la cantidad de horas disponibles por semana para las áreas de tu vida.

Revisa cada una de las categorías y las tareas pendientes, y haz una estimación de las horas que le dedicarás a cada área, por semana. A continuación, reparte esas horas según los días de la semana, de forma que la suma de horas diarias dedicadas a un área determinada, sea igual a las horas semanales que calculaste anteriormente.

5. Acción: Cada día toma tus hojas con las categorías que armaste, elige una de ellas y comienza a trabajar en la primera de las tareas de la lista de actividades pendientes. Concéntrate en esa sola tarea; si recuerdas otras actividades pendientes anótalas en la lista y en la categoría correspondiente.

6. Control: Durante el día, revisa las horas que debes asignarle a cada área  y trata de cumplir con estos límites. Puedes ser flexible, estos horarios sirven más como guía que como un calendario fijo e inamovible. Anota cuánto tiempo le dedicas a cada area, y haz los ajustes necesarios.

Estos seis pasos te harán dejar de procrastinar y concentrarte en actuar. Organiza de esta forma tus tareas, aclarando en tu mente cuáles son las áreas de tu vida que más atención requieren. Piensa en todo lo que postergas, y de qué forma afecta a las demás áreas. Haz hoy mismo tu clasificación, y comienza a aplicar tus prioridades a partir de mañana. No te olvides de dejar tus comentarios y compartir con nosotros tus precupaciones y tus logros.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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