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Cómo priorizar y administrar tus tareas

diciembre 1, 2010 Tags: administración de tareas, manejo del tiempo
Categoría Administración del Tiempo

A lo largo del día, realizas una gran cantidad de tareas, pero no todas ellas tienen la misma importancia, ni el mismo grado de urgencia para ti.
Algunas están relacionadas con tus objetivos laborales y económicos, como escribir contenido, atender clientes, capacitarte en marketing; otras tienen que ver con tus necesidades cotidianas, por ejemplo comer, dormir, asearte; otras apuntan a la satisfacción de necesidades personales como el ocio, el entretenimiento, el placer.

Entonces, ante esta variedad de actividades, ¿cómo puedes organizarte para cumplir con todas ellas, sin perder el rumbo hacia tus metas principales?

En principio, podemos hablar de tres tipos básicos de tareas, según el tiempo que tardarás en ver sus resultados:

• Tareas clase I: Son las tareas a largo plazo, es decir, aquellas cuyo beneficio percibirás dentro de unos 5 años o más.

• Tareas clase II: Para estas tareas, esperas ver el resultado de tu inversión en unos 2 años, o quizá menos tiempo. Si bien sus beneficios podrán extenderse en el tiempo, los mayores resultados los verás en un plazo de dos años.

• Tareas clase III: Son aquellas que te mostrarán resultados concretos en 3 meses o menos. Generalmente estas tareas son rutinarias y cotidianas, cuyo impacto no durará mucho y tampoco será demasiado negativo si no alcanzas a realizarlas.

Existe una fórmula para distribuir tu tiempo diario que se basa en la regla 50-30-20, y es la siguiente:

Dedicar el 50% de tu tiempo a las tareas clase I (tareas con beneficio a largo plazo), dedicar el 30% a las tareas clase II (tareas con beneficio a mediano plazo), y dedicar el 20% del tiempo a las tareas clase III (tareas con beneficio a corto plazo).

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Asignar este orden de importancia te asegurará que alcances tus objetivos más importantes, que son aquellos que te darán tranquilidad y estabilidad a futuro.

Si no te alcanza el tiempo previsto para tus tareas de clase III, puedes postergarlas para el día siguiente. Por el contrario, el 50% del tiempo que dediques a las tareas de clase I es imperativo y, si fuera necesario, podrías quitar parte del tiempo de las tareas clase II para cumplir con las de máxima prioridad.

Por ejemplo, tienes que organizar tu día para pasar el 50% de tu tiempo realizando tareas relacionadas con la implementación de tu negocio, o que tengan que ver con tu proyecto como escritor (si estás escribiendo un libro, claro está).

El 30% de tu tiempo, puedes dedicarlo a escribir artículos para tu blog, redactando contenido relacionado con la venta de tus productos, o leyendo material de capacitación para tu negocio.

Y finalmente, el 20% restante, lo dedicarás a leer y contestar mails, o comentarios en tu sitio, realizar llamadas telefónicas, pagar tus cuentas, etcétera.

La idea principal de esta técnica, es aprender a sacrificar las cosas urgentes, por las que son realmente importantes. Muchas veces nos alejamos de nuestro objetivo ante la presencia de una tarea que aparenta ser urgente, pero no es más que una interrupción irrelevante para nuestros planes.

¿Qué esperas? Haz hoy mismo una lista de tus tareas, y clasifícalas según su importancia. Y para esta semana, comprométete a respetar la regla 50-30-20 para completar esas tareas diarias. Quiero que me cuentes en los comentarios los cambios que observas desde que implementas este método, y fíjate si debes hacer algún ajuste en las proporciones de tiempo. Me gustará conocer de qué forma mejoras estas técnicas, según tu caso específico.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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