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Cómo usar la matriz de administración del tiempo

diciembre 10, 2010 Tags: administración de tareas, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Productividad

Una de las claves para dominar el tiempo, es saber planificar eficazmente tus tareas. Algunos emprendedores ingenuos creen que la planificación es una pérdida de tiempo, y solo piensan en la acción. Lo cierto es que sin un rumbo organizado, que contemple las adversidades que pueden presentarse en un proyecto, es muy posible que actuar sin planificar conduzca directamente al fracaso de tu gestión del tiempo.

Saber planificar implica aprender a manejar una serie de variables que afecta el desarrollo de una tarea y su concreción. Pero, hay que tener en cuenta que para poder priorizar, planificar y controlar una serie de tareas, es indispensable conocer tus objetivos y tus metas, sin dejar de lado tu vida personal. Es decir, que debes encontrar una forma de priorizar tus actividades, contemplando tanto tus objetivos profesionales y económicos, como tu descanso, y el enriquecimiento de tus relaciones familiares. Si solo te enfocas en tus objetivos profesionales y descuidas tus afectos o tu bienestar como persona, corres el riesgo de sentirte vacío, a pesar de tener éxito en tu negocio.

La matriz de administración del tiempo es una herramienta que te ayudará a darle a cada actividad y ocupación un lugar adecuado en tu vida y en tus planes. Esta matriz tiene en cuenta tus valores, tus preferencias y la obtención de resultados; y te permite clasificar tus tareas para después llevarlas a cabo en el orden más adecuado para ti.

¿En qué consiste esta matriz? Es una tabla con dos filas y dos columnas para clasificar las tareas según su urgencia y su importancia.

• Las columnas se usan para clasificar las tareas en “Urgentes” o “No urgentes”.

• Las filas se usan para clasificar las tareas en “Importantes” o “No importantes”.

Cada intersección de una fila con una columna, forma un cuadrante; de modo que tenemos cuatro cuadrantes:

1. Cuadrante de la necesidad: Es el cuadrante de las tareas urgentes e importantes. Aquí debes poner aquellas tareas que requieren obligatoriamente tu atención, pues son emergencias: no solo son importantes, sino que también son urgentes.

2. Cuadrante de la decepción: En este cuadrante se ubican las tareas urgentes, pero no importantes. Debes aprender a diferenciar bien estas tareas con respecto a las del cuadrante de la necesidad, pues hay muchas actividades que por su urgencia, parecen importantes pero no lo son.

3. Cuadrante del desperdicio: En este cuadrante tienes que poner las tareas que no son ni urgentes ni importantes, y que, por lo tanto, solo te hacen desperdiciar y malgastar tu tiempo. La procrastinación es la reina de este cuadrante, y una enemiga que deberás vencer.

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4. Cuadrante de la calidad y el liderazgo personal: Finalmente, en este cuadrante se ubican las tareas importantes, pero no urgentes. Estas tareas son las que reflejan tus objetivos y tus deseos, tu propósito de vida. Para definirlas correctamente, debes tener tu meta personal absolutamente clara y decidida: ¿cuál es tu propósito en esta vida? Con esta respuesta, podrás ir acomodando las tareas de este cuadrante.

Como habrás podido deducir, debes encontrar la forma de organizar tu tiempo dando prioridad a este último cuadrante.

• Si permaneces en el cuadrante de la necesidad, solo resolverás crisis y emergencias y te consumirá el día a día, sin darte la posibilidad de progresar en otros aspectos.

• Vivir enfocado en el cuadrante de la decepción, te hará perder tiempo en actividades que no son importantes y que no te conducen directamente a tu objetivo. No pienses en la urgencia y la importancia que estas tareas tengan para otras personas, sino en la importancia que tengan para ti. Aprende a decir que no, y a concentrarte en tus objetivos.

• Obviamente, si estás atrapado en el cuadrante del desperdicio, es probable que no tengas nada para hacer, o que te haya dominado la procrastinación.

• Por lo tanto, concéntrate en el cuadrante del liderazgo personal, prestando atención a las tareas que traerán beneficio a mediano y largo plazo, pues son las más valiosas para tu vida en general. Capacítate, aprende nuevas técnicas para crecer en tu negocio, busca la forma de relacionarte con las personas: siembra y verás que más adelante recogerás los frutos.

¿En qué cuadrante te encuentras tú? ¿Tienes dificultades para salir de tu situación actual? Déjame tu comentario, y podré ayudarte a resolver tu problema.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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