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Estrategias para administrar el tiempo eficientemente

octubre 25, 2010 Tags: aministración del tiempo, estrategias, manejo del tiempo
Categoría Administración del Tiempo

Muchas veces, definir nuestros objetivos y la lista de actividades diarias, no nos alcanza para administrar el tiempo con la eficiencia necesaria. Para distribuir el tiempo de forma óptima en cada tarea, debemos fijar una estrategia a seguir, asignando el tiempo justo a cada una de nuestras actividades diarias que construyen nuestra forma de trabajo durante el año.

Para ello, es ideal que desarrolles un mapa de tiempo, balanceando las distintas prioridades, para controlar tu manejo del tiempo anual.

El mapa de tiempo sirve para registrar de qué forma distribuyes tu tiempo, clasificando y categorizando cuánto tiempo pasas en cada tarea específica. Cuando tienes definido este mapa, es más sencillo controlar de qué forma estás administrando tu tiempo, y trabajar para redistribuirlo con mayor eficiencia.
Para desarrollar tu mapa del tiempo, sigue estos pasos:

1) Fija un punto de partida, por ejemplo el lunes próximo, y trata de mantener tu mapa durante dos semanas.

2) A partir de tu punto de inicio, escribe la forma en la que inviertes tu tiempo cada hora (o cada media hora).  Por ejemplo:

• 8 a 8:30 am: Ducha matinal y desayuno.
• 8:30 a 9 am: Leer el periódico y vestirme.
• 9 a 10:30 am: Ordenar los papeles, verificar el correo electrónico, llamar a los clientes.

Y así, detallas en qué ocupas cada media hora de tu tiempo.

3) Cuando termine la primera semana, calcula el tiempo que has dedicado a cada una de tus tareas. Utilizarás esta información, para construir tu mapa de tiempo ideal.

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4) Al comenzar la segunda semana, vas a partir de un mapa de tiempo en blanco.

5) En ese mapa sin datos, reserva y asigna espacios de tiempo para las tareas que tienen prioridad en tu plan de acción anual. Debes buscar un balance, y asignar tiempo a las tareas que sientas más importantes para ti, sin descuidar ninguno de los aspectos de tu vida: necesidades físicas, sociales, mentales y espirituales. Recuerda que tienes que reservar aquellas horas de máximo nivel energético para tus tareas claves. Al finalizar, habrás confeccionado un mapa que refleja tus objetivos y preferencias.

6) Prueba el mapa que has desarrollado, durante una semana o dos, y haz los ajustes necesarios. Seguramente debas refinar tu mapa varias veces h asta estar conforme, no te desalientes. Con un poco de experiencia podrás ir mejorando, y sabrás detectar más rápidamente las actividades “necesarias” y las “deseables”.

7) Utiliza una agenda para programar todos tus proyectos: tareas, llamadas, citas, contactos, etcétera. Lleva el control de todas las tareas, especialmente para verificar que las finalizas a término. Y si no cumples con los plazos que te has propuesto, podrás analizar fácilmente los motivos.

Elaborar un mapa como el que acabo de describir, ha sido una de las técnicas que más me han servido para ayudarme a administrar mejor mi tiempo, y a elaborar un sistema más adecuado para mis necesidades.

Si quieres organizar tus actividades de forma equilibrada, cubriendo tus necesidades básicas, me gustaría que hoy mismo comiences a desarrollar tu mapa del tiempo. Mientras lo haces, no dudes en consultarme si tienes preguntas.

Dentro de una semana, déjame tu comentario con las conclusiones que has sacado al analizar tu administración del tiempo actual.  Y cuando pruebes tu mapa del tiempo ideal, también quiero saber qué resultados obtuviste, y qué fue lo más difícil para ti. Te responderé personalmente, y podré agregar más anécdotas personales para ayudarte a continuar mejorando a administrar tu tiempo.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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