Herramientas útiles para organizar tu tiempo

La administración y gestión del tiempo es un tema que preocupa a muchas personas, desde hace unos cuantos años. Esto ha favorecido la creación de varias herramientas que te ayudarán a organizarte y a dominar mejor tu tiempo. En este artículo voy a mencionar varias de ellas, pero no voy a hablar de ningún tipo de aplicación informática. Las herramientas a las que me referiré son básicamente técnicas y elementos que se pueden crear con un lápiz y un papel, y no requieren que sepas manejar ningún programa complicado.

  • El calendario anual: Es un elemento básico y fundamental para agendar tus tareas y programar actividades. Personalmente, prefiero esos calendarios que tienen un mes por hoja, ya que esto solo me sirve de guía para recordar fechas específicas. Pero si tienes muchas reuniones o actividades prefijadas, te recomiendo esos calendarios que traen una hoja por día, con varios espacios para que pongas cada tarea en el horario correspondiente.
  • La lista de valores y tu misión: Esta información es vital para tu negocio y para mantenerte motivado. Si todavía no has hecho la tuya, te recomiendo enfáticamente que la escribas hoy mismo. Tu lista de valores, y tu misión deben ser la guía y parámetro de referencia para todas tus acciones, en los negocios y en la vida. Tenerlas escritas y bien visibles te ayudará a saber hacia dónde te diriges y a no perder el rumbo, especialmente cuando debes tomar decisiones importantes.
  • La lista de objetivos: En esta lista debes poner, por orden de importancia y clasificados por categorías, tus objetivos a largo plazo, es decir aquellos que esperas alcanzar en un periodo mayor a 90 días. Esta lista debes consultarla al menos una vez por semana, para trazar tu plan de acción y hacer correcciones si fuera necesario. Probablemente, también vayas agregando nuevos objetivos, pues esto es sinónimo de progreso y superación personal.

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  • La lista de proyectos: Esta lista debe contener todos tus proyectos, que representan el plan de acción para alcanzar los objetivos de la lista anterior. Para armarla, debes basarte en tus objetivos y desmenuzarlos en una serie de proyectos individuales, que puedas planificar, seguir, medir y alcanzar. Por ejemplo, si te has puesto como objetivo alcanzar una determinada suma de dinero, el proyecto deberá definir los pasos que tendrás que seguir para lograr ese objetivo.
  • Lista de objetivos y plan de acción a 30 días: En este documento debes escribir tus objetivos más próximos, y los planes para alcanzarlos en un máximo de 30 días. La idea es que estos 30 días formen parte de un plan de acción a mediano plazo, orientado a alcanzar objetivos más complejos. Debes revisar esta lista y el plan a diario, para verificar el avance y realizar posibles modificaciones ante alguna eventualidad.
  • Lista de tareas y calendario diario: Para cada uno de tus objetivos a 30 días, tienes que desmenuzar el plan de acción en pasos para realizar semana a semana y día por día. Debes hacer esta planificación con 15 días de anticipación, no más que eso. Es decir que programas tu agenda para tus próximos 15 días. Los pasos a seguir serán consecuencia de desmenuzar aún más tu plan de acción a 30 días, en tareas más cortas y simples, en pequeños escalones que te llevarán a completar un proyecto completo de la forma más eficiente. Al finalizar cada día, debes revisar este documento para ver qué tareas debes realizar el día que sigue, y organizar tu próxima jornada combinando las actividades programadas con posibles tareas de último momento, siempre verificando que estén orientadas a tu objetivo.

Estos documentos te ayudarán no solo a organizar tu tiempo día a día, sino a mantener un plan que converge en tus objetivos, guiados por tus valores y tu misión. Es decir que no solamente dominarás tu tiempo, también mantendrás el equilibrio, la coherencia y la integridad de tu negocio, en armonía con tu vida personal y tus ambiciones más genuinas.

Si quieres que te de más detalles con respecto a estas herramientas, no dudes en dejarme tu comentario.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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