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La agenda personal: ¿cuál es la mejor para ti?

diciembre 7, 2010 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo
Categoría Administración del Tiempo

Al igual que las listas de tareas, las agendas personales son de gran ayuda para administrar tus actividades y gestionar tu tiempo con eficiencia. En la actualidad, existe una gran variedad de agendas, desde el tradicional cuaderno con fechas hasta los más sofisticados teléfonos inteligentes (smartphones) con este tipo de funciones. ¿Cuál es la mejor agenda para ti? ¿Cómo seleccionarla? En este artículo encontrarás la respuesta a tus dudas.

En primer lugar, tienes que tener en cuenta que una agenda personal, funciona como una extensión de tu personalidad (valga la redundancia). De forma que tienes que tener claro quién eres y qué pretendes de tu agenda, qué usos principales le darás y qué esperas de ella.

La agenda, además, debe adaptarse a tus preferencias. Es decir que en tu agenda podrás llevar el registro de todas tus actividades y otras notas de tu interés. Puedes darle muchísimos usos, y no debes estar limitado a una función específica.

Tu agenda también tendrá que permitirte que la personalices a tu gusto. Entonces, es importante que busques un formato flexible, acorde a tus necesidades, preferencias y gusto personal.

Debes recordar que tu agenda será tu centro de administración del tiempo, tu herramienta clave para gestionar tus horarios y tus actividades.

Por estas razones, está claro que no hay una regla específica que diga qué agenda es mejor o cuál debes elegir, sino que la decisión es personal, analizando las posibilidades existentes. Lo importante es que, una vez que te decidas, selecciones una sola agenda. Tener dos o más tipos de agenda distintos no te ayudará a mejorar tu manejo del tiempo, por el contrario, es probable que todo se te complique aún más, ya que te resultará difícil mantener la información actualizada y coherente en más de una agenda a la vez.

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En la actualidad, encontramos cuatro tipos de agenda:

• Calendarios de escritorio o de pared: Generalmente son hojas pequeñas con la fecha y un espacio para apuntar horarios y compromisos)

• Agendas de papel: Cuadernos o libretas de distinto tamaño y con mayor o menor variedad de complementos y organizadores, o los cuadernos Moleskine, por ejemplo)

• Aplicaciones para la computadora: Hay una gran variedad de programas) y calendarios en línea, como Google Calendar, por ejemplo.

• Agendas electrónicas portátiles y teléfonos inteligentes: Cada vez más completas, las PDA (Asistente Personal Digital) o los smartphones, por ejemplo, tienen funciones que ayudan también a facilitar la toma de decisiones. Yo, personalmente, utilizo una agenda de este tipo permanentemente, que también me permite escuchar mis audios, entre otras cosas.

Ante tanta variedad, la primera y única regla es que debes escoger una agenda con la que te sientas cómodo. Cada tipo de agenda tiene sus ventajas y desventajas. Las agendas digitales requieren aprender a utilizarlas, son excelentes para encontrar rápidamente la información, algunas te permiten conectarte a Internet y acceder fácilmente a otra información o a tu bandeja de correo electrónico, además puedes respaldar la información para prevenir contingencias.

Las agendas de papel, en cambio, son fáciles de usar, no llevan pilas ni se quedan sin batería; pero ocupan mucho espacio, a veces es difícil encontrar los datos escritos, y tampoco permiten compartir rápidamente la información con otras personas.

Y, por supuesto, una vez que has elegido la mejor agenda para ti, asegúrate de utilizarla y aprovechar al máximo todas sus posibilidades. No olvides personalizarla según el uso que le des, para que se convierta en una parte de ti.

Úsala para todos tus proyectos, planifica todas tus tareas y actividades, sin excepción. Guarda en ella toda la información que necesites, para acceder a ella rápidamente, úsala también como lista de tareas y guía de acción.

Cuando veas todos los beneficios de tu agenda, pronto te preguntarás cómo has podido vivir sin ella. Incluso tu escritorio estará más ordenado, pues gran parte de los papeles y anotaciones que suelen dar vueltas y acumularse en tu lugar de trabajo ya tendrán un lugar específico donde guardarse, de forma digital o en papel.

Si te ha interesado este artículo, me gustaría saber tu opinión. Déjame un comentario y cuéntame si tienes agenda, cómo la usas y si has aprendido a aprovechar al máximo esta valiosa herramienta para la gestión del tiempo.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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