La influencia del archivo en la administración del tiempo
septiembre 28, 2011 Tags: administracion del tiempo, gestión del tiempo, manejo del tiempo
Categoría Administración del Tiempo 
El archivo de documentos es por lo general una actividad ingrata, que solo sale a relucir cuando se necesita con urgencia un documento del pasado a última hora y no se puede encontrar por ningún lado, por falta de organización y método, afectando la administración del tiempo.
La actividad que estás realizando, se retrasará sin ninguna duda por falta de la información y contenido que estabas buscando.
El conocimiento impacta en la administración del tiempo
Afortunadamente hoy en día existen medios electrónicos y virtuales, así como la microfilmación, los cuales te ayudan para que la administración del tiempo del archivo sea eficiente y te permita en el futuro consultar los documentos que necesites con la velocidad y oportunidad exigida.
Revisemos algunos aspectos del archivo que impactan en la eficiente gestión del tiempo:
a. Siempre que se necesita un documento archivado es con carácter urgente y no da espera. A veces se relacionará con la atención de un cliente, otras veces porque existe un requerimiento de la alta gerencia o de las autoridades competentes.
b. Tener archivados los documentos y no poder encontrarlos es peor que no tenerlos guardados, porque pierdes más tiempo y te desconcentra para la búsqueda de otras alternativas de solución del inconveniente.
c. Las leyes exigen en algunos sectores y para algunos documentos mantenerlos vigentes y archivados por cierto tiempo, para justificar procedimientos realizados y poder atender reclamos y diferencias presentadas.
d. Los documentos representan la historia de las personas y de las empresas, si se pierden o se confunden, evitarás utilizar esta memoria para el futuro, con desperdicio de experiencias y deficiencias en la administración del tiempo.
Los documentos y su archivo requieren de una planeación previa, que incluya:
- por qué lo vas a guardar,
- por cuanto tiempo,
- qué tipos de consultas le pueden realizar,
- qué medos puedes utilizar para dar acceso a la información y al contenido físico, cuando sea necesario.
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Si logras realizar estas fases previas en el archivo de documentos, la administración futura del tiempo te lo agradecerá, porque no encontrará frenos ni trabas, por la carencia e inexistencia de la información que debía encontrarse archivada.
Cuando te encuentras en la era de la información, reconoces rápidamente la imposibilidad de leerla toda, discernirla, procesarla y utilizarla. Por ello, un buen método para que te sea útil el conocimiento en el futuro, es poder archivarlo en lugares y medios que sean de fácil acceso para cuando lo necesites.
La tecnología te permite no solo archivar la documentación tramitada sino aquella que no puedes atender en el momento y que ves importante atenderla mañana.
La administración del tiempo se sirve de la memoria
Si realizas el proceso de archivo de una manera inteligente para que te emita alertas, te recuerde los pendientes, te suministre conocimiento en forma automática cuando estés tratando un tema relacionado, encuentres lo que buscas y recibas retroalimentación sin demora de tiempo. En ese momento, se verá justificado el proceso previo de archivo de documentos.
Pero si lo único que haces es acumular información, en forma desorganizada y sin llaves de acceso, entonces no solo se verá afectado tu manejo del tiempo con labores inoficiosas e inútiles, sino que se podrán convertir en torpedos de tus labores normales, distractores, generadores de ineficiencia, utilización de espacio muerto y sin valor.
No solo el archivo se necesita por cuestiones legales, memoria de conocimiento y atención de reclamos, sino porque el volumen cuantioso de información lo exige para programar las actividades en el futuro.
El archivo tiene una influencia importante en la administración del tiempo, para apoyarte o perjudicarte, para utilizarte tiempo valioso en actividades que no te servirán en el futuro o para acudir al conocimiento en los momentos decisivos lo que te dará agilidad de acción y reacción.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo 2.0″
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