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El poder de la lista de tareas para la administración del tiempo

abril 23, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Administración del Tiempo

En todos estos años que he pasado estudiando nuevas técnicas de administración del tiempo, he aprendido que lamentablemente la productividad siempre representará la parte más débil del sistema que apliques. Este sistema no necesariamente tiene que ser un súper programa con toda la tecnología digital en línea, puede ser un anotador y un lápiz, siempre y cuando lo revises cuantas veces necesites para mantener tu mente y tus días organizados.

Personalmente, las listas de tareas son una de mis herramientas preferidas. Ocupan un lugar central en mi sistema de administración del tiempo, que no existiría sin ellas.

En este artículo, te enseñaré cómo usar distintos tipos de listas de tareas, para que las apliques a tu sistema de gestión del tiempo y mejores tu productividad exponencialmente.

Administración del tiempo con listas de acción específicas para un contexto

La lista de actividades, lista de tareas o lista de acciones son listas de tareas puntuales que tienes que completar. La lista se compone de actividades “de un solo paso”, que puedes finalizar en un bloque de tiempo corrido y sin descansos. Por ejemplo, realizar un llamado telefónico, escribir una carta, leer un capítulo de un libro, etcétera.

Una listas de acciones que es específica para un contexto, es aquella que contiene una serie de actividades que se relacionan entre sí porque pueden realizarse con una misma herramienta, o en un determinado lugar: en tu hogar, en una computadora específica, en una oficina externa, etcétera.

Administración del tiempo con listas de proyectos

Las listas de proyectos pueden ser de dos tipos distintos:

• Una lista de proyectos completa:
  Contiene una lista de todos los proyectos que estás realizando en un determinado momento. Estas listas se pueden hacer por áreas, es decir que podrías tener una lista de proyectos de trabajo, otra con proyectos personales, otra con prooyectos para el hogar, etcétera.

• Una lista para un proyecto determinado, que define los pasos que lo componen:
  Este tipo de lista puede usarse como un “plan maestro de acción” para ese proyecto. Esto no significa que sea un plan fijo e inamovible, se puede (y debe) actualizarse en función de las necesidades y las circunstancias. Si usas un programa para administración del tiempo que no sea lo suficientemente versátil, puedes armar un esquema general del proyecto en Word y hacer un enlace con el campo de notas para ese proyecto en Outlook.

Administración del tiempo con listas activas

Estas listas contienen elementos que agregas periódicamente, con cosas que quieres hacer o tener en cuenta. Por ejemplo, libros que debes leer, o cursos que quieres hacer. Son listas muy poerosas porque mantienen organizadas tus “asignaturas pendientes”, sin que estas se mezclen con tus tareas centrales. Además, puedes consultarlas cuando las necesitas.

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Para manejar estas listas, uso diferentes archivos de texto y los guardo en Dropbox. Así, puedo abrirlos desde donde esté (siempre que tenga acceso a Internet). Lo mejor de todo es que al ser archivos en formato .txt no dependo de ninguna aplicación específica para abrirlos y modificarlos.

Administración del tiempo con listas de plantillas

Esta lista es una de las más poderosas que conozco. Generalmente, manejo proyectos que repiten los mismos pasos, es decir que siguen una estructura de funcionamiento similar. Entonces, mantengo listas con estructuras predefinidas, que sirven para proyectos similares. Para ello, creo una plantilla de proyecto con OmniFocus y le asigno el estado “Pendiente”. Cuando necsito usarla, hago una copia de esta estructura y trabajo sobre ella: le cambio el estado a “Activo”, y me manejo con la copia sin modificar la plantilla de base.

No es necesario usar OmniFocus para manejar plantillas de proyectos. Puedes crear un documento o archivo de texto con la guía de pasos a seguir, y usarlo como referencia cuando lo necesitas.

Por ejemplo, puedes hacer plantillas para actividades como: prepararte para un viaje de negocios, preparar las vacaciones familiares, escribir tus rutinas matinales y vespertinas, un calendario de pago de deudas mensuales, etcétera.

En síntesis, el poder de las listas de tareas es asombroso. Parece increíble que algo tan simple pueda tener un impacto tan grande en tu vida cotidiana y tu productividad. Al implementar las listas para optimizar la administración de tu tiempo no olvidarás lo que tienes que hacer, y estarás más organizado. Las listas son la mejor ayuda para ver dónde estás parado, de dónde vienes y qué tratas de ser en tu vida profesional y personal.

¡Elige un tipo de lista para tu necesidad específica, y organiza tu vida! Cuéntame tu progreso en los comentarios.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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