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Manejo de nuestro tiempo

enero 5, 2011 Tags: administracion del tiempo, manejo del tiempo
Categoría Administración del Tiempo

Cada empresario exitoso tiene un fórmula personal para administrar su tiempo de manera eficaz. Si aplicas correcta y periódicamente todos los consejos que te daré en este artículo, vas a llevar un mejor control de tu tiempo.

Stephen Covey, autor de los “Siete hábitos de la gente altamente efectiva”, afirma que la administracióndel tiempo no tiene nada que ver con exprimir cada minuto del día hasta el cansancio ni con triplicarse para cumplir con cada una de las tareas impuestas, sino que la clave está en concentrarse en concretar lo importante y no lo urgente. Si asimilas esta información sobre el espinoso tema de la productividad, lograrás:

• Aprender a controlar eficazmente tu tiempo.
• Aprender a planificar, priorizar y agendar tus actividades.
• Descubrir la fórmula para el control eficaz del tiempo.

Quizá muchas veces te hayas sentido decepcionado por haber trabajado sin descanso, para que al final de la jornada descubras que solo lograste completar la mitad de las tareas agendadas para ese día.

Si tienes la percepción de que cada día tienes un sinnúmero de cosas por hacer, terminas tu jornada y te das cuenta de que este tu tiempo no fue suficiente para terminar tu lista de tareas agendadas, es muy probable que la falta de administración del tiempo, esté afectando tu desempeño laboral.

Debes recordar que no se trata de trabajar más para tener mejores resultados, sino de priorizar las cosas verdaderamente importantes para lograr una mayor productividad.

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Aquí tienes algunas de las posibles soluciones para lograr la tan anhelada productividad todos los días:

• Agenda

- Agenda tus citas.
- Agenda tus proyectos.
- Agenda tus actividades por realizar.
- Marca actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

• Uso del teléfono

- Antes de llamar, planifica la conversación.
- Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para las llamadas.
- Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
- Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
- Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.

• Correspondencia

- Escribe menos, usa más el teléfono.
- Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
- Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
- Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
- Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
- Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
- Al escribir usa palabras sencillas.
- No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

• Interrupciones y visitantes inesperados

- Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
- No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
- Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
- No contribuyas a conversaciones innecesarias.
- Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
- Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.

• Reuniones

- Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
- Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?
- Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
- Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
- Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

• Objetivos, Planes y Prioridades

- Reflexiona acerca de tus objetivos, planes y prioridades, establécelos y enfócate en ellos.

• Actividades

- Decide qué actividad hacer, dónde, cómo, cuándo y con quién hacerla, no las postergues, haz siempre una sola cosa a la vez y delega si es necesario.

• Autodisciplina

- Debes planear cada día y para ello debes ser disciplinado, no debes rendirte hasta haber desarrollado nuevos hábitos.

• Habilidades y conocimientos

- Descubre y desarrolla tu habilidad a través de el aprendizaje diario, haz lo que te gusta hacer y haz que te guste lo que haces.

No intentes poner en práctica todos estos hábitos al mismo tiempo. Selecciona uno de ellos (o un grupo que esté relacionado entre si) y comienza a repetirlos todos los días, sin excepción. Al cabo de un mes, habrás instalado un nuevo hábito que te ayudará a dominar tu tiempo. ¡Cuéntame en los comentarios cómo te ha ido!

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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