Manejo del tiempo en las reuniones
agosto 23, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, gestión del tiempo, manejo de tiempo
Categoría Manejo del Tiempo 
Debido a la tendencia natural de trabajar cada vez más en conjunto y en equipo, el manejo del tiempo de las reuniones se convierte en un factor crucial y crítico. Porque si la pasas gran parte de tu día en reuniones, ¿dónde queda el trabajo y aporte individual?
Sería bastante complicado encontrarlo.
Siempre se habla de la importancia de tener un equilibrio en todo lo que hace y persigues en tu vida. El manejo del tiempo, no se aleja mucho de este objetivo, tanto en la administración de las mismas reuniones, cómo en la búsqueda del equilibrio entre el trabajo en grupo y el trabajo individual.
Existe manejo del tiempo individual y de equipo
Para el manejo del tiempo en las reuniones, a continuación podrás revisar algunas recomendaciones que te podrán ser muy útiles en tu trabajo diario:
1. Si sabes con antelación los objetivos de la reunión y en lo que compete a tu participación, podrás hacer un mejor manejo del tiempo y ser más productivo.
2. A cada reunión solo deben asistir las personas que puedan adicionarle valor al tópico que se va a tratar.
3. Cada reunión debe comenzar por explicar el orden del día, el tiempo de duración, los objetivos que se esperan alcanzar al final, y las reglas de juego de participación y liderazgo.
4. Si la reunión se puede eliminar o reemplazar por la utilización de otro medio, cómo la comunicación virtual o escrita, elimínala para que se beneficie el manejo del tiempo.
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5. Toda reunión debe contar con un secretario, función que se puede rotar entre los miembros, para que deje registrado con precisión los principales temas que se trataron, las decisiones y compromisos de cada uno de los participantes.
Las reuniones son importantes cuando se puede ganar sinergia con el aporte de otros miembros, cuando se involucran decisiones y actividades de múltiples áreas funcionales, y cuando la participación y visión especializada de otros miembros permitirá mejorar los resultados.
Sin embargo, si se abusa del concepto de las reuniones y comités, para todo y en toda ocasión, en lugar de aportarle al resultado, lo que lograrás es redundancia, pérdida de tiempo, y desperdicio. Con lo que se verá afectado el manejo del tiempo, la productividad y el desempeño generalizado.
Toda tarea que se pueda hacer por una persona individual, debe procurarse hacerse, para que se beneficie la agilidad del negocio, la velocidad de actuación y reacción de las empresas. ¿Te imaginas si cada vez que un cliente realiza una consulta a un asesor de servicio, éste tuviera que reunirse con su equipo de trabajo para solucionarla y atenderla? Sería insoportable para el cliente, el mismo personal y el negocio.
Orden y organización en el manejo del tiempo
En el manejo del tiempo, se deben eliminar las trabas y bloqueos que hagan que la tarea, decisión, proyecto, o servicio genere demoras. Si el origen de los problemas es el exceso de reuniones, se debe verificar la utilidad de cada una para reducirlas a las necesarias y suficientes. Pero si el inconveniente se enfoca en la ineficiencia e inefectividad de las mismas reuniones, entonces deberás observar, analizar, y mejorar el manejo del tiempo de las mismas.
Unos buenos objetivos de cada reunión difundidos con antelación, unas reglas claras de juego y funciones precisas para cada miembro, invitar solo a quien corresponda, llegar y comenzar a tiempo, terminar a tiempo o antes, responsabilidad y cumplimiento de compromisos, y evitar el exceso de reuniones inoficiosas, podrán ser muy útiles en tu empeño de que el manejo del tiempo le aporte a las reuniones.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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