Pasos simples para mejorar tu productividad
noviembre 3, 2010 Tags: 
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Si te has propuesto mejorar tu productividad en tu trabajo, debes saber que la regla de oro que mejorará tu manejo del tiempo es la planificación.
Muchas veces, equivocadamente habrás pensado que planificar te “quita tiempo” para actuar. ¿Cuántas veces tuviste una idea, y quisiste implementarla de forma inmediata, para finalmente darte cuenta que pasaste horas y horas sin avanzar pues no habías previsto los pasos y los recursos necesarios para realizarla correctamente?
Está estadísticamente comprobado (no soy yo quien lo dice) que tomarse 20 minutos cada noche para planificar las tareas del día siguiente, te permite ahorrar más de un tercio del tiempo que te llevaría realizar las tareas sin organización previa.
Las base de la planificación es la organización de tareas para simplificar tu actividad diaria, de forma que puedas alcanzar tus objetivos finales más fácilmente. Las agendas, calendarios, listas de tareas por hacer, son herramientas que debes implementar en tu vida cotidiana.
En su libro Getting Things Done (Organízate con eficacia), David Allen afirma que las personas necesitan quitar de su mente las tareas por hacer, y escribirlas o grabarlas en un medio externo. Así, la mente se libera del trabajo de tener que recordar lo que hay que hacer, y puede concentrarse en realizar directamente esas tareas.
Los principios básicos para comenzar a organizar tus tareas diarias (y este es el camino para organizar también tu vida), son los siguientes:
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1) Registra todas tus ideas en algún medio físico: Anota o graba todo aquello que se te ocurra, que tengas que recordar o hacer. Usa una libreta, agenda, cuaderno; envíate un mensaje de correo electrónico a ti mismo, grábalo en tu reproductor de MP3, djea un mensaje grabado en tu contestador automático… solo quítalo de tu mente y regístralo.
2) Procesa el material que registraste: Con la lista de tareas por hacer, siéntate y analiza qué acciones debes hacer y cuáles no. Recuerda que para cada tarea tienes distintas opciones: hacerla, delegarla, postergarla, eliminarla, etc.
Si una tarea no requiere que realices ninguna acción, analiza qué hacer con ella. Quizá puedas archivarla como referencia, guardarla para alguna acción futura, moverla a la lista de “Tareas posibles”, esperar que se completen otros sucesos, o simplemente eliminarla.
3) Revisa tu agenda: Recuerda controlar, al menos una vez a la semana, las acciones destacadas, los proyectos y las tareas en espera. Así podrás asegurarte de que tu calendario y tu plan de acción están actualizados, con las tareas nuevas y los próximos eventos.
Planificar es la clave para incrementar tu productividad, y debes implementarlo poco a poco en tu rutina diaria. Recuerda tener en mente tus objetivos, y organizar tus tareas en pos de ellos. Comienza hoy mismo a dedicar 20 minutos de tu día a planificar tus actividades. Prueba distintas herramientas, y déjame tu comentario; quiero saber si te organizas mejor y comienzas a ver los resultados.
Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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