Prever situaciones para una exitosa administración del tiempo

abril 12, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Administración del Tiempo

La planificación es la clave de una eficiente administración del tiempo. Sin embargo, muchas personas se olvidan de algo importante: las cosas no siempre suceden como uno las planea. Un imprevisto en un mal momento podría significar muchas horas más de trabajo de las que tenías pensadas. Y mucho dinero también.

Por eso, es muy importante no dejar casi nada librado al azar si deseas alcanzar tus objetivos en los tiempos planeados y quieres evitar pérdidas de tiempo evitables. En este sentido, son muy sabias las palabras de Napoleón: “Yo sí creo en la suerte. Creo en la mala suerte. Y creo que siempre la tendré, por eso planifico de forma acorde a esto”.

Los 4 problemas típicos de la administración del tiempo

Brian Tracy dice que existen cuatro problemas principales en la administración del tiempo y de proyectos. La buena noticia es que todos ellos pueden evitarse, tomando las medidas correctas. De modo que si quieres que tu administración del tiempo no fracase, sigue leyendo y aplica estas técnicas.

Problema 1: Asignar poco tiempo a las actividades complejas

No debes confundir tu afán o tu deseo por terminar pronto una actividad con el tiempo que realmente te llevará finalizarla. Muchas veces, asignar tiempos aboslutamente irreales para una tarea compleja, podría incluso llevarte a abandonar todo.

Problema 2: Confiar en que todo saldrá tal como lo planeaste

Cuando se trata de la administración del tiempo, está bien mantener un pensamiento positivo y esperar siempre los mejores resultados. Sin embargo, podría haber algunos factores que estén fuera de tu control y por eso es conveniente planificar teniendo en cuenta las posibles fallas o inconvenientes que podrían ocurrir.

Piensa en los problemas que podrías llegar a tener y ten previstos los recursos necesarios para sortear las dificultades rápidamente.

Problema 3: Postergar hasta el final y dejar el alma en los últimos minutos

Algo me dice que al llegar a este punto te sientes identificado… ¿Acaso no te ha pasado con alguna tarea que no te agrada mucho? La postergas hasta el final, porque crees que lo terminarás en poco tiempo, y quizá debes pasar la noche entera sin dormir para poder finalizar en los plazos previstos.

Esto es absolutamente nocivo para tu éxito y tu salud. Hacer todo cansado y a las apuradas, inevitablemente te hará cometer errores. Y así, perderás tiempo después corrigiendo lo que hiciste mal.

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Problema 4. Dispersarse en varias cosas a la vez

Una de las claves para hacer las cosas bien, es concentrarse, enfocarse en una sola tarea y poner toda la energía en ella. Si tratas de hacer todo a la vez, es probable que no termines nada bien. Además, te sobrecargas de trabajo y te agotas. Una administración del tiempo eficiente, hace que sin exigirte por demás, puedas hacer más cosas en menos tiempo, y además hacerlas bien.

Cómo mejorar tu administración del tiempo

En los párrafos anteriores conociste los 4 problemas que tendrás que afrontar. Y una poderosa técnica para hacerlo y optimizar tu administración del tiempo,  es la “planificación visual”.

Toma una hoja de papel en blanco, y comienza a organizar tus tareas de forma visual: dibuja cajas para los procesos, y conéctalos entre sí cuando estén relacionados. Eb cada caja, puedes agregar los pasos necesarios para realizar ese proceso. Y sobre cada caja podrías agregar cuándo hacer esa tarea, a qué hora y cuánto tiempo estimas que te llevará.

Usa un mismo color para las tareas similares, y trata de ser lo más visual posible. Así, será más simple para tu cerebro percibir las relaciones entre las diversas actividades.

Finalmente, pon manos a la obra: concreta tu plan de acción, organizando tus horarios según la cadena de actividades que armaste en tu gráfico. Esta técnica es ideal para los proyectos más complejos, pues te da una primera aproximación gráfica al proyecto en su totalidad y te ayudará a acomodar mejor cada proceso para una óptima administración de tu tiempo.

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Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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