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Prioridades en la administración de tareas

julio 12, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Administración de tareas

¿Cómo deberías manejar las prioridades en la administración de tareas cuando tienes una cantidad importante de actividades para realizar?

Los escenarios pueden ser muy variados y aunque parezca que, al decir de Alex MacKenzie “La clave para una efectiva administración del tiempo es hacer primero la tarea más importante, poniendo en ella toda la concentración y aislándose del resto”, no siempre esto es posible de cumplir.

Las tareas secuenciales simples obligan a seguir un orden natural: no es posible cocinar una carne sin primero haberla adquirido.

La administración de tareas cotidianas

Cuando nos encontramos frente a variedad de tareas secuenciales complejas (por la cantidad de procesos e interrelaciones existentes) que pudieran ejecutarse en paralelo, para procesos distintos que llevan hacia un mismo destino final, es necesario establecer los circuitos de cada línea de acción y verificar cuál es el proceso que pudiera ralentizar o complicar todo el entramado de actividades.

Ese circuito pasa a ser el principal (el camino crítico), porque un atraso en él provocará un atraso en todos los demás. Este tipo de análisis para la administración de tareas se efectúan con herramientas como PERT/CPM.

Por otra parte, por ejemplo, si nos encontramos con tareas aisladas, que no están relacionadas secuencialmente, pero que todas son necesarias para la terminación de un producto, caben dos posibilidades:

• Comenzar por la tarea más difícil o que llevará más tiempo, dejando para después, la finalización del resto.

• Comenzar por las tareas pequeñas, “sacándolas” del medio y dejando la tarea más complicada para ejecutarla a continuación, sabiendo que todo el resto ya ha sido resuelto.

No hay una respuesta única para esta disyuntiva, ya que dependerá de muchos factores:

• El tiempo disponible para la entrega del producto terminado.

• ¿Alcanzará el tiempo para hacer todo o será necesario recortar alguna actividad para finalizar adecuadamente la más crítica?

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• ¿Será necesario utilizar horas extras, fuera del horario habitual?

• ¿Deberá contratarse más personal para llegar a tiempo con todo?

• ¿Qué sucede si una de las tareas no se realiza?

Si las tareas secundarias necesitan poco tiempo y son de fácil resolución, a veces es mejor hacerlas primero y después dedicar todo el tiempo y recursos necesarios a la resolución de la más importante.

Es habitual que comenzando por la tarea más crítica, las secundarias nunca se terminan de realizar, simplemente porque no alcanzará el tiempo residual para concretarlas.

Dependencia de terceros en la administración de tareas

El análisis de cuál es la tarea o línea de acción prioritaria, se complica cuando intervienen terceras partes, ya sea en la provisión de productos o servicios. En este caso será necesario considerar, además:

• El grado de confianza y cumplimiento del proveedor.

• La dificultad que pudiera presentar la solicitud derivada, ya sea en la ejecución como en conseguir los materiales adecuados.

Tomando resoluciones

A pesar de todas las variables mencionadas, será necesario establecer un orden de prioridades, con mayor o menor grado de precisión. Y para eso sirve:

• Identificar las tareas o líneas secuenciales.

• Establecer cuál es la más complicada o que llevará más tiempo resolver.

• El grado de dependencia de dicha tarea con la precedente y la que le sigue.

• ¿Qué sucede si no se realiza?

• ¿Y si se realiza parcialmente?

En base a estas consideraciones, establece un valor y asigna prioridades en la administración de tareas.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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