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Reconocer y combatir a los “ladrones del tiempo”

noviembre 8, 2010 Tags: administracion del tiempo, manejo del tiempo, Productividad
Categoría Administración del Tiempo

Una de las sensaciones más frustrantes que tenemos, es llegar al final del día y sentir que las horas pasaron y no pudimos terminar nada de lo que teníamos pensado hacer. Agotados, somos conscientes de que estuvimos todo el tiempo ocupados en distintas cosas y, sin embargo, tenemos la sensación de no haber hecho nada.

Si realmente deseas incrementar tu productividad, entonces tendrás que tener en cuenta estos tres pasos clave:

1. Definir claramente tu objetivo y lo que quieres alcanzar en un periodo de tiempo determinado.

2. Planificar, organizar y administrar las tareas necesarias para llegar a tu meta.

3. Eliminar o minimizar todas aquellas tareas que te distraigan y te alejen del objetivo.

Y es en este último punto donde encontramos a los obstáculos que debes vencer. Si bien la planificación es un paso fundamental para comenzar a optimizar tus días y tu manejo del tiempo, también será esencial que aprendas a reconocer quiénes son tus “ladrones del tiempo”. Una vez que conoces a tu enemigo, será más fácil combatirlo.

Los ladrones del tiempo son aquellas actividades que nos quitan pequeñas porciones de nuestro tiempo productivo. Muchas veces son interrupciones mínimas, de 5 ó 10 minutos, pero si las sumas podrás comprobar que has perdido más de una o dos horas de trabajo genuino.

La mejor estrategia para detectar nuestros distractores más frecuentes, o descubrir las tareas que nos roban tiempo útil, es llevar un control de todas nuestras actividades, al menos durante una semana.

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• Toma nota de todas tus actividades a lo largo del día, incluyendo los minutos que te lleva realizar cada una de ellas.
  Si mientras estás trabajando, te distraes fácilmente y te levantas cada cinco o diez minutos para prepararte un café, para hacer ese llamado que recordaste a último momento, para mirar un poco de televisión, para revisar un mensaje de correo que acaba de llegar… todos esos minutos se pierden, y no habrás avanzado prácticamente con nada de tu tarea principal.
  Registra en tu libreta cada una de esas interrupciones, voluntarias e involuntarias, suma los minutos que desperdiciaste en ellas, y calcula cuánto tiempo has trabajado realmente. ¿Comienzas a detectar a los enemigos de tu productividad?

• Una vez que registraste todas aquellas actividades e interrupciones que te alejan de tus objetivos, haz una lista con todas ellas. Ha llegado el momento de decidir qué hacer para que estos enemigos dejen de causarte problemas. Si bien la lista será distinta para cada persona, hay ciertos ladrones que en mayor o menor medida afectan a la mayoría de los emprendedores que intentan optimizar su productividad.

• Si has tomado la decisión de completar una tarea en un plazo de tiempo determinado, debes dedicarte exclusivamente a ese trabajo los minutos o las horas necesarios hasta terminarlo. No aceptes interrupciones de ningún tipo, como llamadas telefónicas o visitas no programadas que no sean realmente urgentes.

• Aprende a decir que no. Tanto en tu oficina como en tu casa, deja en claro que durante las próximas dos horas (por ejemplo) estarás ocupado y que necesitas mantener la concentración. Pide que no te interrumpan y que no te pasen llamados.

• Reserva unos minutos de tu día para realizar aquellas tareas que postergaste para no interrumpir tu trabajo, por ejemplo leer y contestar emails, realizar y responder llamados telefónicos. Es importante que para estas actividades asignes un espacio de tiempo limitado. Antes de leer los mensajes, selecciona aquellos que son más importantes (por su asunto, o su remitente) y comienza con ellos. Haz lo mismo con los llamados. Si no te alcanza el tiempo que asignaste para terminar la lista de llamados o mensajes pendientes, déjalos para el día siguiente. Recuerda que lo que no es realmente urgente o importante, puedes eliminarlo o postergarlo.

Esto es apenas la punta del ovillo para comenzar a organizar tu día y administrar mejor tu tiempo. ¿Cuál de todos los distractores que detectaste te resulta más difícil de vencer? Déjame tu consulta en los comentarios, para que pueda ayudarte con tu problema específico.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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