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Sistematiza e incrementa tu productividad

julio 19, 2011 Tags: administracion del tiempo, adminitración de tareas, gestión del tiempo, manejo de tiempo, Productividad
Categoría Productividad

Cuando tienes que realizar tareas que se componen de muchos procesos iguales, sistematiza e incrementa tu productividad.

El concepto de la productividad

Suponte que construirás íntegramente una silla de madera. Como sabes, una silla se compone de varias partes y, sin entrar en detalles técnicos:

• Tiene cuatro patas.

• Una base plana para sentarse.

• Un respaldar.

• Las piezas sueltas deben estar unidas entre sí.

• Posteriormente, la pintarás varias veces para darle un buen acabado.

Entonces, resumiendo, deberás ejecutar las siguientes tareas para lograr la silla terminada:

• Proceso A.

• Proceso B.

• Proceso C.

• Etcétera.

Si tuvieras que construir 100 sillas, tendras que fabricar:

• 100 veces 4 patas = 400 patas.

• 100 bases planas.

• 100 respaldares.

• 100 estructuras que sostengan el conjunto.

• Un cantidad importante de uniones para tener “sillas” y no elementos sueltos.

• Para que el acabado de pintura esté bien realizado, deberás repetir 100 veces: lijar, limpiar, pintar, dejar secar, y posteriormente repetir esta secuencia otras dos veces más, como mínimo.

Procesos y productividad

Conceptualmente, tienes dos formas básicas de resolver el problema:

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• Haces una silla completa y, cuando termines construyes la próxima. Así hasta terminar.

• Haces un solo proceso por vez para la cantidad de elementos iguales:

Por ejemplo: repites el proceso A, 100 veces.

Sigues con el proceso B, otras 100 veces.

Así hasta terminar la “silla” de madera.

Fijate ahora qué sucede con la pintura, donde el problema de productividad se pone más en evidencia. También sucede en la fabricación, nada más que no he detallado todos los procesos previos al procesamiento de la madera: medir, preparar las herramientas, cortar, desbastar, etcétera.

Cada vez que tú decidas pintar, en realidad deberás:

• Preparar la zona para minimizar la suciedad que tendrás cuando termines.

• Acondicionar pinceles (o una máquina de pintar).

• Preparar la pintura.

• Pintar.

• Limpiar todos los elementos utilizados.

• Etcétera.

Incrementando la productividad

A partir de los ejemplos mencionados anteriormente, ya tendrás la respuesta: es mucho más eficiente (tardarás menos tiempo) si haces un proceso por vez.

¿Por qué?

El tiempo de preparación anterior al proceso propiamente dicho, se distribuye entre 100 o más piezas. Si lo haces para un solo elemento, ese tiempo lo tendrás 100 o más veces.

Cuando repitas un proceso, la primera vez tardarás un tiempo X y, a medida que lo hagas nuevamente, irás adquiriendo confianza, velocidad y mejorarás la forma de hacerlo, con lo cual, el tiempo será cada vez menor que el primero (X), hasta llegar a un valor de estabilización.

Si llegado a ese punto y quisieras disminuir el tiempo necesario, deberás cambiar el método de construcción o invertir en herramientas especializadas, entre otras posibilidades.

Si comparas el tiempo total de hacer una silla una por una, contra el tiempo total que te requiere hacerlo por repetición de procesos, verás que con el segundo método el ahorro de tiempo será muy significativo.

Este mismo esquema de pensamiento lo puedes aplicar a cualquier actividad. Así que si quieres ahorrar tiempo ¡sistematiza e incrementa tu productividad!

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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