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Técnicas para crear listas de tareas más eficaces

febrero 26, 2011 Tags: administración de tareas, administracion del tiempo, lista de tareas, Productividad
Categoría Manejo del Tiempo

La lista de tareas es una de las herramientas más simples y más eficaz para administrar tu tiempo e incrementar tu productividad. Cuanto más inteligente, versátil y actualizada sea tu técnica para llevar el control de las actividades que te propones cumplir, más fácilmente alcanzarás tus objetivos.

De hecho, el estado o la “salud” de tu lista de tareas reflejará la “salud” de tu productividad. Una lista de tareas será tu plan de acción flexible, que te ayudará a enfocar tu esfuerzo y tu atención en el futuro más cercano.

Detecta las tareas reales:

La idea principal de una tarea por hacer es que es una actividad que puede y debería ser realizada. ¿Por qué aclaro esto? Muchas veces, encontrarás en tu lista de tareas un montón de cosas que parecen ser tareas pero no lo son. Para reconocer fácilmente si una actividad es realmente una tarea por hacer que debería ir en tu lista, esta tiene que cumplir estas características:

• Es una acción física
• Se puede realizar en un solo paso
• Aporta un avance valioso hacia uno de tus objetivos
• Es algo que no puedes delegar, porque tú eres la persona más apropiada para hacerlo

Si alguno de los elementos de tu lista de tareas no cumple estas condiciones, entonces deberías eliminarlo… porque no es una actividad que deba estar allí.

Piensa en el próximo paso:

Algunas tareas son pequeños proyectos en sí mismas, que pueden dividirse en otras actividades más simples. Aprender a descubrirlas y hacer esta distinción es uno de los pasos fundamentales que tienes que dar para mejorar el funcionamiento de tu lista de tareas.

Una tarea demasiado general y compleja se convierte en candidata a la postergación. Si en cambio la divides en subtareas más pequeñas y fácilmente realizables, poco a poco avanzarás hasta completarla en su totalidad. Cada subtarea debe estar seguida por la siguiente actividad física y visible que necesita realizarse, con el fin de avanzar en la concreción de la tarea completa.

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Sé concreto y físico:

En lo posible, debes escribir tus tareas en términos que impliquen una actividad física y real. Esto tiene muchos beneficios, pues en primer lugar, asegura que has pensado y detallado tanto la tarea hasta el punto en que puedes visualizar cómo llevarla a cabo y cómo se sentirá hacerla. Puedes imaginar la actividad, las herramientas que necesitarás e incluso dónde la realizarás.

De esta forma, las tareas cobran cierta “vida”, y dejan de ser un grupo de palabras escritos en tu libreta.

Escríbelas con el orden correcto:

Uno de los mejores trucos para escribir las tareas pendientes es hacerlo en el siguiente orden: [verbo] el [sustantivo] con el [objeto]. Es decir, que en lugar de anotar algo como “Informe anual”, tienes que escribir “Descargar la plantilla del informe anual” – “Completar la plantilla del informe anual”.

Sé específico y limita la tarea a una actividad que puedas hacer en un periodo de tiempo determinado (en lo posible, que no tome más de 10 minutos).

Si sigues estos consejos, comenzarás a crear listas de tareas más claras y efectivas.

También debes tener en cuenta que cualquier proyecto puede simplificarse incluso antes de acotarlo y dividirlo en unidades más pequeñas. Cuando estás planificando las fases de cada uno de estos ciclos, tú tienes el control, el poder y la responsabilidad de definir tu trabajo.

Si fallas en esta etapa, es probable que tiendas a procrastinar y a esperar a último momento para cumplir con tus obligaciones. En otras palabras: tu trabajo no siempre es difícil porque estás demasiado ocupado, sino porque no te tomaste el tiempo necesario de simplificarlo de forma tal que se convierta en algo claro y fácil de realizar. Esto es fundamental, para que cuando estés trabajando en tus tareas, no pierdas tiempo dudando si estás haciendo lo correcto y en el momento más adecuado.

No pierdas tiempo entonces, si todavía no usas una lista de tareas es importante que comiences a implementarla. Puedes tener dos listas, una lista de tareas semanal, y una diaria. Con estas herramientas, tu productividad será mayor.

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Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo”
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